Case: グループ全体の広報活動をより活性化・効率化するための施策

事業部制を採用しているところなど、部署ごとに広報業務に取り組んでいる企業は多いのではないでしょうか。

けれど、そうした企業では広報担当者は別業務と兼任するケースが大半。部署ごとに広報するため、効率が悪い場面も散見され、広報業務のナレッジもたまりにくくなっているかもしれません。

そうした課題を解決するため、株式会社リンクアンドモチベーション(以下、LM)はグループ全体の業務を効率化するグループデザイン本部を2014年1月に立ち上げ、広報業務も同部署で取りまとめるようになりました。

社員の仕事に取り組む姿勢を改善する“モチベーションエンジニアリング”によって、さまざまな顧客企業の組織・社員を変革してきた同社は近年、モチベーションエンジニアリングの手法を“働”“学”“遊”の領域にも広げています。研修・採用支援、人材派遣、PC・資格スクール、学習塾の運営、飲食店のプロデュースなど、多角的に事業を展開するようになり、グループ各社・各部門の業務を横断して支援する必要性を感じるようになっていたそうです。

同部署ではグループ全体の広報活動をより活性化・効率化するために、どのような取り組みを進めているのでしょうか。横山亜紀氏と河野早紀氏のお二人にお話を伺いました。

グループ全体の広報活性化のため、グループデザイン本部から働き掛け

――横山様・河野様の担当する業務内容について教えてください。

(横山氏) 私たち2人は社外向けの広報業務に当たっています。記者の方々とのやり取りは河野が、プレスリリースの制作は私が主に担当しています。

横山亜紀氏

LMとしての広報活動のほか、グループ各社や各部署の広報を支援する役割も期待されています。

各社・各部署には広報担当者を専任で置いているところもありますが、担当者がいたとしても、総務や販売促進などの業務と兼任しているところがほとんどです。広報活動に割く時間をなかなか取れず、広報業務に詳しい者も多いわけではありません。各社・各部署から「この情報をプレスリリースで発信したい」といった希望が届くこともあまりありませんから、私たちが主体的にグループ全体の情報を収集して「この情報はリリースしませんか」と働き掛けるようにしています。

河野早紀氏

そうしたやり取りを繰り返すことで、各社・各部署の担当者に「こんなケースはメディア向けに広報した方がいいのか」と気付いてもらい、グループ全体の広報活動を少しずつ活性化しようとしているのです。

(河野氏) リリースすべき情報については、経営会議などの幹部が集まる会議から集めるようにしています。

ただ、それだけですべての情報を拾えるわけではありません。泥臭くとも、各社・各部署のキーパーソンとできるだけランチをご一緒するようにしています。まずは親しくなることで、「この情報は広報した方がいいかも」とふと思ったとき、気軽に相談してもらえる関係をつくろうとしているわけです。

グループ広報を置くことで、記者との関係を深められ、リリース品質も管理できる

――グループデザイン本部が各社・各部署の広報を支援するようになったことで、どんなメリットが生まれたと感じますか?

(横山氏) 当社グループには、社員のモチベーションを改善するコンサルティングを手掛ける部署もあれば、人材採用を支援する部署もあります。ただ、確かに部署によって事業内容や専門性は異なるものの、“人事”の領域を対象にした事業が大半になっています。

部署ごとに広報担当者がいても、最終的に「記事掲載してくれないか」と働き掛ける先は“人事関連のテーマに興味がある記者”になります。結局は同じ記者の方々に連絡を取るわけですから、代表の窓口を置いて関係を深めていく方が効率的です。

また、発信するプレスリリースの品質を管理できるところも利点でしょう。特に広告宣伝や販売促進の業務と広報業務を兼任している場合、「誇張せず事実情報を基にリリース文を書く」という暗黙のルールを破ってしまう恐れもあります。あるいは逆に、淡々とリリース文を書き過ぎて、メディア関係者に興味を持ってもらいにくくなるかもしれません。

(河野氏) そうした2つの利点をうまく生かせた例を挙げるとすれば、2013年末に「LMカジノ」という社内イベントを企画し、広報したときのことになるでしょうか。

LMカジノを企画した背景や実施する意義といった情報を横山がリリース内に盛り込んだことで、テレビ局の方に興味を持ってもらえました。結局、そのときは番組で取り上げていただけなかったんですが、その方には取材を通して、当社の事業について深く理解していただけました。

するとしばらく時間を置いてから、その方が「変わる社内研修」という特集コーナーを担当することになり、「特集内容を総括する最後のコメントが欲しい」と当社に声を掛けていただけたんです。当社コンサルタントのコメントがコーナーの最後に流されて、多くの視聴者と接点を持つことができました。

「人事ならLM」と真っ先に思い出してもらえるように。ニュースレターを定期配信

――そういったメディア関係者との関係を深めるため、工夫していることはありますか?

(河野氏) 人事領域のニュースに興味があるメディア関係者50人ほどをリストにまとめ、定期的にニュースレターを配信しています。当社の最新状況や、当社がお手伝いして組織改革に成功した顧客企業の事例などをお伝えするようにしているんです。

(横山氏) 当社のような事業を展開している企業の場合、定期的に新製品・サービスを発表できるわけではありません。当社から仕掛けた話題を記事にしてもらうことは難しいので、メディア関係者が人事関連の情報を取り上げようと思ったとき、「相談するならLMだろう」と真っ先に思い浮かべてもらえるようになることが重要なんです。

その意味でも、「あの人なら頼みやすいし、たらい回しせずに適切な専門家を紹介してもらえるな」と思ってもらえるように、河野が各媒体との関係を深めているわけです。

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